SharePoint työtiloissa ja dokumenttien hallinnassa

Dokumenttien hallinta”Meillä on käytössä SharePoint ja sen työtilat dokumenttien hallinnassa, mutta homma ei toimi. Rakenne on sekava, käyttäminen on kankeaa, eikä haku löydä mitään. Tai löytää kaikkea turhaa, mutta ei sitä mitä olen etsimässä. Verkkolevykaaoksesta on siirrytty SharePoint-kaaokseen ja samalla on tullut taas yksi uusi tiedon tallennuspaikka!” Kuulostaako tutulta?

Monessa organisaatiossa SharePointin tehtäväksi on tullut huolehtia dokumenttien hallinnasta ja löydettävyydestä. Dokumenttien hallinta ei kuitenkaan useinkaan ole ollut se liikkeelle paneva voima, sillä useimmin SharePoint on valittu nimenomaan intranet-alustaksi. SharePointin työtilat ja niihin tallennettavat dokumentit ovat tulleet mukaan ikään kuin kylkiäisenä. Niinpä dokumenttien hallinnan toteutukseen ja jalkautukseen ei monestikaan ole panostettu tarpeeksi.

Pienessä yrityksessä homma voi toimia ihan hyvin ilman isompaa suunnittelua ja paimentamista, mutta isoissa organisaatioissa ja laajoissa toteutuksissa on monta sudenkuoppaa. Metatietoja ei ole käytössä, master dataa ei hyödynnetä, sisältötyyppejä ei käytetä oikein, rakenne on hakusessa ja mukauttaminen on kirjavaa. Lisäksi käyttöoikeudet ja tiedon elinkaaren hallinta paisuvat mahdottomaksi massojen kasvaessa.

SharePoint on laajuudessaan eräänlainen monitoimityökalu eli sillä tekee melkein mitä vaan tyydyttävästi, mutta ei oikein mitään erinomaisesti. Mielestäni SharePointilla on kuitenkin kyvykkyyksiä paljon parempiin toteutuksiin dokumenttien hallinnassa kuin mitä tänä päivänä keskimäärin on eri organisaatioissa saatu aikaan. Eli kyse ei ole niinkään toiminallisista puutteista, vaan tavasta, kuinka ohjelmistoa hyödynnetään.

Alue, missä SharePoint on vielä hyvin alkutekijöissään on Records Management eli virallisempi asiakirjahallinta ja sähköinen arkistointi. Näin on ainakin suomalaisten organisaatioiden osalta, vaikka maailmalta löytyy siitä jo ihan kelvollisiakin toteutuksia. Viime aikoina on kuitenkin myös Suomessa kasvavassa määrin alettua pohtia, josko SharePoint ja sen Records Center voisivat toimia myös arkistopaikkana.

Pilvipalvelut kuten Office 365 ja SharePoint Online ovat kasvattaneet kovasti suosiotaan. Niinpä SharePointin käyttö on siirtymässä yhä enemmän kokonaan pilvipalveluun tai hybridi-ympäristöön. SharePointin perustoiminnallisuudet dokumenttien hallintaan ovat paikallisessa ympäristössä ja pilvipalvelussa aivan samat. Eroa alkaa syntymään pilvipalvelun eduksi kun puhutaan hakukoneesta tai vaikkapa mobiilikäytöstä. Paikallinen palvelu saattaa puolestaan olla parempi sijoituspaikka tietoturvaluokitelluille dokumenteille. Myös integraatioihin ja räätälöinteihin paikallinen ympäristö tarjoaa enemmän mahdollisuuksia.

Kerron dokumenttien hallinnasta ja SharePointista toukokuun SharePoint ja Office 365 Hyvät, Pahat ja Rumat -tapahtumassa. Tule kuulemaan lisää!


Office 365 HPR, SharePoint HPR