Ketterä ja digimyönteinen Sipoo ja Office 365

Sipoon kunnan 1300 ammattilaista työllistävässä ketterässä ja digimyönteisessä organisaatiossa Teams-käyttö aloitettiin jo vuonna 2017. Office 365 -maailmaan siirtymiseen on kuulunut runsaasti koulutusta, tapahtumia, tilauudistuksia, kädestä pitäen ohjaamista – ja myös vastarintaa.

Sipoon kunnan organisaatio koostuu hyvin monenlaisista työntekijöistä eli myös välineiden käyttäjien tarpeet ja tottumukset ovat moninaiset. Office 365 -kokonaisuutta, jota organisaatiossa kutsutaan ”vohveliksi” käyttävät erilaiset työntekijät johtajista siivoojiin kouluissa, päiväkodeissa, kunnan johdossa, fysioterapiassa ja niin edelleen.

”Alkuvaiheessa uusien modernien työkalujen käyttöönotto aloitettiin meillä hyvin vapaamuotoisesti eli tiimit saivat kokeilla ja testailla esimerkiksi Teams-ryhmiä”, kertoo Lassi Puonti, Sipoon kunnan työllisyyspäällikkö. ”Varsinainen lähtölaukaus käytölle tapahtui kevään 2018 sisäisillä Teams-messuilla, jossa vohveli (eli Office 365) oli pilkottu osa-alueisiin ja eri asiantuntijat ja käyttäjät kertoivat työkalujen käytöstä, tarpeista ja haasteista.”

Alusta lähtien Sipoon Office 365 -jalkautuksen yhtenä mahdollistajana on ollut Champions-henkinen työryhmä, jonka osallistujat jalkauttavat asioita organisaation eri puolille ja tuovat ryhmän tietoon havaittuja haasteita ja pulmakohtia. Ryhmä koottiin siten, että mukana oli päätöksenteon, hallinnan ja myös teknologian ihmisiä joka puolelta laajaa organisaatiota. Näin pystyttiin turvaamaan mm. Sote-asioiden oikeanlainen huomioiminen.

Muutosvastarintaa oli alkuvaiheessa paljon ja salassapidon ja vaitiolovelvollisuuden kaltaiset asiat olivat pinnalla. ”Monet eivät halunneet luopua sähköpostin käytöstä ja asioiden entistä julkisempi käsittely ei tuntunut kaikille luontevalta”, Puonti sanoo. ”Jalkautuksen edetessä tilanne on muuttunut ja nyt ne, jotka aktiivisesti käyttävät työkaluja ovat kokeneet, että tiedon välittäminen ja hallinta on helpottunut ja tehostunut. Nyt puhutaan enemmän siitä miksi jossain ei käytetä Teamsia.”

Lassi Puonti on vetänyt Office 365 -pääkouluttajan tointa oman työllisyyspäällikön työnsä ohella ja innostus Office 365 -maailman tarjoamiin työkaluihin on kivikkoisen alkutaipaleen jälkeen kasvanut. Koulutuksia on kertynyt yhteensä noin 150 ja tukipyyntöjä tulee edelleen jatkuvasti.

”Kannan meillä Teams-tohtorin lakkia. Jatkuvasti uudistuva tuote tekee tästä todella mielenkiintoista, koska minun pitää olla perillä pienistäkin muutoksista, joista kunnan työntekijöille voi olla hyötyä”, Puonti kommentoi.

Seuraavaksi kunnassa järjestetään uudet henkilöstömessut, joissa muun muassa jaetaan käytännönläheisiä Teams-vinkkejä ja puhutaan tietoturva-asioista laajemmin.

Sipoon kunnan työllisyyspäällikkö Lassi Puonti kertoo Sipoon projektista lisää Microsoft 365 Hyvät, Pahat ja Rumat -tapahtumassa, joka järjestetään livestriiminä 5.-6.5.2020.  Tutustu tapahtuman ohjelmaan sekä puhujiin ja ilmoittaudu mukaan.

Kirjoittanut: Juhani Lassila


Muutoshallinta, Office 365