Eikö kukaan kuule – ja muut etätyömokat

Se tunne kun:

  1. On perjantai
  2. Olet osallistunut about “sataan” Teams-palaveriin viikon aikana
  3. Seuraat erästä status-palaveria mielenkiinnolla, mutta passiivisena taustalla mikki mutella
  4. Kuulet lauseen joka särähtää korvaan ja päätät kommentoida
  5. Avaat mikin ja huutelet väliin – kukaan ei kuule
  6. Tarkistat, että mikki on auki ja huutelet uudestaan oikein reippaasti – palaveri vaan jatkuu ja kukaan ei kuule
  7. Tarkistat mikin asetukset ja kaiken mahdollisen
  8. Kukaan ei kuule edelleenkään – no on se perhana!
  9. Toteat, että olet katsomassa eilen pidetyn kokouksen tallennetta – ei se ihme, etteivät kuulleet
  10. Taidan sulkea koneen ja lämmittää saunan!

 

Ääneen liittyvät mokat yleisimpiä

Edellä kuvattu oli kirjoittajan ehkä oudoin etätyömoka. Paljon tavallisempiakin mokia toki on. Ehkä yleisimmät kommellukset liittyvät ääneen eli mikrofoni on joko auki silloin kun sen ei pitäisi olla tai mikrofonia ei saa syystä tai toisesta avattua kun haluasi. Ollenkaan tavatonta ei myöskään ole se, että taustalta kuuluu lapsen tai puolison ääniä tai vaikkapa lemmikin haukahduksia. Monesti nämä ovat aika harmittomia ja saattavat vain tuoda pientä hauskuutta palaveriin. Toki riippuu aika paljon siitä, minkälainen palaveri on kyseessä ja mitä sieltä taustalta kuuluikaan. 🙂 Joka tapauksessa on hyvä opetella tuntemaan juuri se oma äänilaite ja päättää, tekeekö vaimennuksen käytössä olevasta ohjelmasta vai itse laitteesta.

Kuva haltuun

Kokonaan oma lukunsa on tietysti videokuva ja etenkin mitä siellä taustalla näkyy. Vaikka monissa ohjelmissa voi sumentaa taustan, on etäpalavereissa monesti näkösällä jos jotakin. Joskus se on vain sotkuinen tiskipöytä tai tuolin reunalle unohtuneet sukat, mutta olihan tässä hetki sitten lehdissä tarinaa myös opettajasta, jonka ruudulla näkyi oppilaan takana isä aamutoimissa pelkissä alushousuissa. Taustan tarkastaminen ennen kokouksen aloittamista ja tarvittaessa sumentaminen kuuluukin hyviin käytäntöihin etäpalavereissa.

Jakaminen

Kolmas ryhmä mokia liittyy näytön jakamiseen. Monille näytönjako tuntuu hankalalta toiminnolta ja muille osallistujille tulee helposti jaettua näkyviin sellaista sisältöä, mitä ei haluaisi. Siis esim. oman sähköpostilaatikon sisältö tai vaikkapa joku keskusteluhistoria, jota oli juuri käymässä jonkun muun kanssa. Lähes jokaisessa etäkokousvälineessä voi jakaa joko koko näytön tai yksittäisen sovelluksen.

Periaatteessa yksittäisen sovelluksen jakaminen olisi varmempaa, mutta käytännössä se on hankalaa kun monesti onkin tarve hyppiä usean eri sovelluksen välillä ja näyttää niistä kaikista sisältöjä muille osallistujille. Siten koko työpöydän jakaminen on sittenkin usein se paras tapa. Pitää vaan varmistaa, että näytöllä ei ole auki ylimääräisiä tietoja. Helpointa tämä on kahden näytön ratkaisussa. Eli jakaa kokoukseen vaikkapa kakkosnäytön sisällön, jolloin voi puuhailla omiaan rauhassa ykkösnäytöllä.

Hallintaa vahingossa

Neljäs moka oli varsinkin aiemmin aika yleinen eli hallinnan pyytäminen vahingossa. Kun toinen osallistuja esittää, voi toinen pyytää hallintaa eli lupaa käyttää toisen hiirtä ja näppäimistöä. Käytännössä tälle ominaisuudelle ei normaaleissa kokouksissa ole koskaan mitään järjellistä käyttöä eli siinä mielessä on hölmöä, että toiminto näkyy jaetun ikkunan yläreunassa koko ajan.

Liittyminen ja muut ongelmat

Tämän tyyppisten etätyömokien lisäksi joskus osallistujilla saattaa olla ongelmia kokoukseen liittymisessä. Joskus ongelmat voivat johtua verkkoyhteyksistä, mutta monesti käyttäjillä on vain sekaisin eri ohjelmat, selaimet ja tunnukset. Osa ohjelmista vaatii myös selaimeen asennettavia lisäosia.

Digiloikka poikkeusolojen pakottamana

Kaikista kommelluksista ja oikeista ongelmista huolimatta etäkokoukset ovat tällä hetkellä monesti se paras ja ainoa tapa, miten tietotyötä tehdään. Osalle etäkokoustamisen tavat ja välineet ovat jo vakiintuneita, mutta osa on vasta ottanut digiloikan poikkeusolojen pakottamana.

Mikä on sinun mieleenpainuvin etätyömoka ja kuinka siitä selvittiin?

Me kokosimme lähes kolmekymmentä organisaatioita ja asiantuntijaa yhteen jakamaan havaintojaan tietotyön parhaista välineistä ja käytännöistä. Nämä asiantuntijat kertovat kokemuksistaan Microsoft 365 Hyvät, Pahat ja Rumat -tapahtumassa, joka järjestetään 5.-6.5.2020 – kuinkas muuten kuin etänä. Tutustu tapahtuman ohjelmaan ja ilmoittaudu mukaan oppimaan toisten mokista ja parhaista käytännöistä!


Etätyö, Microsoft 365, Office 365, Teams, Tietotyö