Case SPR – Tiedonhallinnan haasteet

Kuvittele organisaatio, jossa on kymmeniä itsenäisiä yksiköitä, useita erillislaitoksia, kaksitoista piiritoimistoa, 450 paikallisosastoa, satoja työntekijöitä ja tuhansia vapaaehtoisia, joiden päivittäisellä työllä ja toiminnalla on aivan erilaiset tavoitteet.

Kuvittele työ, jossa kriisin yllättäessä toimintakykyiseksi ja lähtövalmiuteen on päästävä tunneissa samalla kun muu organisaatio jatkaa päivittäistä aherrustaan asiakaspalvelussa ja varainhankinnassa.

Suomen Punaisen Ristissä on totuttu itsenäisiin toimintatapoihin. Varjo-IT on vahvasti läsnä pelkästään organisaation ulkopuolella toimivien vapaaehtoisten vuoksi.

Miten Suomen Punaisessa Ristissä tartuttiin haasteeseen, jossa eri tahot oli saatava toimimaan yhtenäisesti ja yhteisillä työvälineillä?  Lisäksi virallisiakin dokumentteja oli pystyttävä tallentamaan sähköisessä muodossa jälkipolville.

Siitä, kuinka haastetta lähdettiin ratkomaan tiedonhallinnan näkökulmasta Teamsin avulla kuullaan silmät avaava esitys Microsoft 365 Hyvät, Pahat ja Rumat -tapahtumassa toukokuussa. Jaana Hynninen ja Pirkka Paronen kertovat, kuinka SPR:ssä on lähdetty liikkeelle Teamsin käyttöönoton kanssa, sekä millaisia haasteita ja havaintoja on kertynyt. Lisäksi kuullaan, millainen käyttöönoton toimintamalli valikoitui ja mihin ollaan matkalla Teamsin jälkeen.

Jaana Hynninen toimii järjestelmäasiantuntijana Suomen Punaisella Ristillä. Jaanan vastuualueena SPR:n tietohallinnossa on pilvipalveluiden kehittäminen. Tällä hetkellä työpäivät kuluvat enimmäkseen Yhteiset työvälineet -projektin parissa, jonka tarkoituksena on löytää keinot O365-sovelluksien hyödyntämiseen järjestön monissa tarpeissa. Haasteena eivät niinkään ole uudet sovellukset, vaan toimintamallin muutos ja sen jalkauttaminen.

Pirkka Paronen on Systems Garden Oy:n toimitusjohtaja ja hän toimii tiedonhallinnan konsulttina. Pirkka on ollut mukana toteuttamassa erilaisia tiedonhallinnan hankkeita Microsoft-alustalla jo 20 vuotta. Asiakkaita ja ympäristöjä on pienistä urakointifirmoista julkishallintoon ja kansainvälisiin konserneihin, teknologioita muinaisista SharePointin esiversioista tuoreimpiin M365- ja Azure -ratkaisuihin saakka. Haasteet ovat edelleen yllättävän samanlaisia.

Vaikka insinöörille uudet kiiltävät työkalut aina herättävätkin kiillon silmiin, Pirkka pyrkii pitämään fokuksen työkalujen sijaan itse tiedossa ja fiksuissa toimintatavoissa – ne kun ovat lopulta kiinni enemmän ihmisistä kuin järjestelmistä. Myös Teams tarvitsee hallintamallin ja pilvimaailma tiedonohjausta – välineet vain vaihtuvat.

 


Arkistointi, Dokumenttien hallinta, Office 365, Pilvipalvelu, Teams, Tiedonhallinta