Case OP: Voiko mammutista tehdä ketterästi modernin?

Yli 10 miljoonaa etusivun latausta, 12 000 käyttäjää, 250 000 sisältösivua ja tuhat sisällöntuottajaa. Tämä oli OP:n vanha mammutti-intra lukuina, joiden pohjalta intran siirtoa SharePoint Online -pilviympäristöön lähdettiin suunnittelemaan tammikuussa 2019. OP:ssa intra on jokaisen päivittäinen kumppani arjessa, toiminnanohjausjärjestelmä ja koko henkilöstön informaatiopankki. Intran päätoimittajuus on viestinnässä, mutta vastuu intran sisällöistä on liiketoiminnoilla ja osaamiskeskuksilla.

OP Ryhmässä on keskusyhteisön toimintojen osalta siirrytty ketterään työskentelymalliin vaiheittain vuoden 2019 alusta lukien. Myös uutta intraa oli luontevaa lähteä kehittämään ketterästi. Vaikka tämä oli uudenlainen tapa tehdä töitä, osoittautui valinta nopeasti oikeaksi. Ketterällä mallilla työskentely mahdollisti tärkeimpien kehityskohteiden priorisoinnin ja nopeat suunnanmuutokset projektin aikana. Ketterässä toimintatavassa palautteen saaminen ja antaminen on sallittua ja toivottua niin, ettei tehdä oletusarvoisesti niin kuin aina ennen. Ja tämä sopii loistavasti yhteen alati kehittyvän pilvimaailman kanssa.

– Koskaan ei ehkä ole hyvä hetki intramuutokselle, mutta varsin haastava aika sille oli keskellä isoa organisaatiomuutosta, kun tiimit ja yksilöt hakivat vielä omaa paikkaansa ketterään toimintakulttuuriin siirtyvässä OP:ssa. Pari kuukautta ennen julkaisua sisältöjä oli siirretty uuteen intraan noin prosentti eli maaliin pääsy vaati niin jokaiselta sisällönomistajalta kuin johdoltakin vahvaa sitoutumista ja sinnikästä ponnistelua kaikille yhteisen intran eteen, kertoo sisäisessä viestinnässä viestintäpäällikkönä toimiva Mirja Mäkikangas.

Varsinainen intran pilvisiirron projekti aloitettiin maaliskuussa 2019 ja uusi intra julkaistiin 2. joulukuuta. OP:n vanhalla palvelimella olevalle SharePoint 2013 -sivustoille rakennetulle intralle haluttiin modernimpi, ketterämpi ja kustannustehokkaampi seuraaja. Rakentamalla uusi intra SharePoint Online -pilviympäristöön saatiin intra toimimaan myös hyvin yhteen muiden käytössä olevien Office 365 -sovellusten kanssa ja taipumaan luontaisesti myös mobiilikäyttöön.

Projektin tavoitteena oli luoda ketterää ja yhteisöllistä työn tekemistä ja avointa kulttuuria edistävä intra. Esiselvitysvaiheen työpajoissa kävi selväksi, että uuden intran tulisi myös palvella eri rooleissa työskentelevien työtarpeita aiempaa paremmin. Tämän pohjalta intran konseptia uudistettiin siten, että kaikki yhtä asiaa koskeva tieto löytyy yhdestä paikasta, muun muassa erillisestä ohjekokonaisuudesta luovuttiin kokonaan.

Intraprojekti eteni kolmen viikon sprinteissä, ja sisällöntuotanto aloitettiin toukokuun lopussa ensimmäisten koulutusten jälkeen. Osana projektia toteutettiin myös noin 150 pankin vanhojen pankkityötilojen vaihto Teamseiksi ja mahdollistettiin pankin omien sisältöjen ja uutisten nostaminen osaksi intran sisältöjä.

– OP:n kanssa tehdyssä projektissa näkyi ketterän työskentelyn hyvät puolet, sillä uutta intranetia oli rakentamassa aidosti yksi sitoutunut ja motivoitunut tiimi. Projektissa ei ollut lainkaan perinteistä toimittaja vastaan asiakas -asetelmaa, vaan yksi yhteen hitsautunut tiimi tekemässä ratkaisuja yhteisen tavoitteen eteen, kertoo Scrum Masterin roolissa projektissa toiminut Sulavan vanhempi konsultti Heli Böhm-Kotamäki.

Mirja Mäkikangas ja Heli Böhm-Kotamäki kertovat lisää Microsoft 365 HPR Online-seminaarissa 5.-6.5.2020. Tutustu tapahtuman ohjelmaan ja tule mukaan kuuntelemaan heitä sekä muita loistavia asiantuntijoita vaikka kotisohvaltasi.


Intranet, Muutoshallinta, SharePoint, Viestintä